外贸业务 展会执行 Playbook 更新于 2026年7月15日
实践正文

外贸展会执行：展前邀约、现场记录与 48 小时跟进

用展前邀约与角色演练、展中记录分级、展后 48 小时个性化跟进，把展会从「发名片」变成可复盘的获客项目。

适合：外贸业务员、外贸营销、团队主管

外贸展会执行：展前邀约、现场记录与 48 小时跟进

展会效果多半在开幕前决定。展中是收集信号，展后 48 小时决定线索会不会冷却。

适合谁

  • 首次参展或团队参展动作不统一
  • 展后名片很多、成交很少
  • 需要把线下流量接回报价与 CRM 的团队

三阶段总览

展前（建议提前 ≥ 2 个月）→ 名单、邀请、话术、物料
展中 → 接待结构、记录分级、现场同步
展后 48 小时 → 个性化感谢 + 下一步动作

展前

邀请函最低要素

  • 正式 PDF（公司抬头、展会名、时间地点、展位号）
  • 展位位置示意（可简图）
  • 主打产品 / 本届差异点（不超过 3 条）
  • 预约洽谈方式（邮箱 / 表单 / 即时通讯，择一写清）

目标名单（示例来源，注意合规）

  • 目标市场公开目录、行业协会名录
  • 过往询盘与成交客户中的相关买家
  • 合规可用来源的进口商 / 采购公开信息
  • 按优先级排序：必见 / 应邀 / 路过即可

四类现场问题：先演练标准答法

类型典型问题准备物
价格「比同行贵」差异化证据：认证、交期、质检、服务边界
产品「和 XX 有何不同」竞品对比表（事实可核验）
公司「做了多久 / 主市场」公司简介 + 可公开案例类型
合作OEM/ODM、付款条件、MOQ、付款方案边界

物料清单（精简）

类项
文件名片、一页纸、主推报价假设、目录
展示主推样品、标签规格清晰
记录线索表（纸质或平板）、笔
电子电脑 / 电量、资料备份

展中

接待原则

  1. 先问需求与用途，再展开产品
  2. 不低头刷手机；路过客主动但不纠缠
  3. 每个有效对话留下可跟进信息

必记字段

  • 公司、联系人、渠道
  • 品类 / 规格 / 大致量级
  • 当前供应商或市场（若对方愿意说）
  • 意向：A / B / C
  • 下一步：发资料 / 报价 / 约视频 / 验厂意向

展后

48 小时内

  • 全量感谢邮件 / 消息：点名展位上谈过的点
  • 附：展位照片或主推一页纸（无敏感价）
  • A 类：直接约下一通电话或视频时间

一周内

  • 意向客户正式报价或样品方案
  • 线索进 CRM / 表格：级别、负责人、下次日期
  • 团队复盘：到访量、A/B/C 分布、卡点

完成标准

  • 展前名单与邀请已发出，不是只做展位搭建
  • 现场记录完整率可抽查
  • 展后 48 小时内完成第一轮触达
  • 每条 A/B 线索有明确下一步与负责人

风险边界

  • 现场不要承诺未核算的价格与交期
  • 名片与对话记录属商业信息，按公司数据规范保存
  • 具体展会规则、物流与搭建以主办方通知为准